Политика за поверителност

1. Администратор на данни

Операторът, посочен в края на тази политика, е администратор за акаунт, договорни, фактурни, сигурност и продуктови данни. Когато бизнес клиент качва документи или предоставя данни за свои служители, клиенти и подписващи, той може да бъде администратор, а SignFida да обработва данните от негово име за предоставяне на услугата.

2. Категории данни

Обработваме данни за акаунта и организацията, роли, настройки, план и срокове на достъп; документи, получатели, данни за подписване и доказателства според използваните функции. За персонална оферта пазим лице за контакт, имейла на акаунта, фирма/телефон по избор, избран план, потребители, нужно пространство, съобщение и статус на заявката. Заявката се пази в администрацията и се изпраща по имейл до оператора за отговор на запитването, а не като съгласие за маркетинг.

3. Цели и правни основания

• Изпълнение на договор: регистрация, достъп, съхранение, подписване, споделяне, фактуриране и поддръжка.
• Законово задължение: счетоводни, данъчни, регулаторни и валидни искания от органи.
• Легитимен интерес: защита от измама и злоупотреба, сигурност, диагностика, защита на правни претенции и подобряване на надеждността, след преценка на интересите.
• Съгласие: незадължителна аналитика и други случаи, в които изрично го поискаме; съгласието може да се оттегли занапред.

4. Източници и задължителност

Данните идват от потребителите, собствениците на работни пространства, получателите и използваните устройства. Задължителните полета са нужни за съответния акаунт или функция. В този режим данните от запитването не се изпращат до оператор за плащания с карта.

5. Получатели и доставчици

Доставчици обработват данни според необходимото за хостинг, съхранение, доставка на имейли и използвания метод на подписване. Заявките за оферта се изпращат до служебната поща на оператора. Незадължителната аналитика и услугите срещу злоупотреби се използват само когато са активни. Локалните инструменти за подписване не означават партньорство с доставчиците им.

Незадължителен AI анализ на места за подпис: когато е включен за Business или Enterprise и разрешен при качване, изображения на ограничен брой страници и контекст около възможните позиции се изпращат към OpenAI. Анализът предлага позиции и видими следи, но не удостоверява валидността на подпис. Без разрешение документът се обработва локално. Не използваме Files API и заявката е с store=false; това не изключва приложимото съхранение от доставчика за сигурност и наблюдение на злоупотреби. Договорните условия, международните трансфери и настройките за съхранение на OpenAI трябва да бъдат проверени преди обработка на клиентски документи. Данни и съхранение в OpenAI

6. Международни трансфери

Някои доставчици може да обработват данни извън ЕИП. Местоположенията, договорните гаранции и приложимите основания за трансфер трябва да се преценят за действително използваните доставчици.

7. Срокове за съхранение

Акаунт и договорни данни се пазят докато акаунтът е активен и след това за сроковете, необходими за претенции и задължения. При заявка за изтриване акаунтът се насрочва за окончателно премахване след 30 дни; през този срок заявката може да бъде отменена след потвърждение по email. При окончателното изтриване документите, работните пространства, подписите и свързаната оперативна история се премахват, освен когато законово задължение или валиден спор изисква ограничено съхранение. Фактури и счетоводни записи се пазят за приложимия законов срок. Данните в резервни копия се премахват чрез обичайния цикъл на ротация и не се възстановяват за оперативна употреба. При валиден спор, проверка или законово задължение срокът може да бъде удължен.

8. Права

При условията на GDPR можете да поискате достъп, корекция, изтриване, ограничаване, възражение и преносимост и да оттеглите съгласие чрез правния контакт. Отговаряме без ненужно забавяне и до един месец. При сложни или многобройни искания можем да удължим срока с още два месеца, като в първия месец обясним причините. Може да поискаме разумна идентификация. За данни на ваша организация може да насочим искането към нея като администратор. Това е отделно от срока за отмяна на изтриване на профил.

9. Жалба и автоматизирани проверки

Можете да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни или компетентния надзорен орган. В този режим не се извършват проверки за измами или удостоверяване на плащания с карта. cpdp.bg.

10. Сигурност и нарушения

Прилагаме контрол на достъпа, HTTPS, CSRF защита, ограничени права, частно файлово хранилище, audit trail и AES-256-GCM криптиране на частните документи преди съхранение. Криптиращите ключове и чувствителните частни ключове се управляват отделно от файловете. При нарушение оценяваме риска и уведомяваме компетентния орган и засегнатите лица, когато законът го изисква.

Възстановяване на достъп

За възстановяване на забравена парола използваме имейла на профила и временен еднократен линк с валидност 30 минути. Ограничаваме заявките срещу злоупотреба. Заявката сама по себе си не променя паролата.

Проверка на електронен подпис

Проверката на КЕП се извършва чрез частен валидатор на нашия сървър. За тази проверка PDF документът не се изпраща към публичен демо валидатор. При проверката за отмяна се правят заявки с данни от сертификата към удостоверителните услуги, посочени в него. Не получаваме PIN кода или частния ключ на подписващия.

Доказателства за подписване

За проверка на достъпа до имейла използваме еднократен код с ограничени опити и срок. Пазим хеш на кода, адрес, връзка с поканата и документа, време на проверка и употреба; не пазим кода в отворен вид в базата. Това не е независима проверка на гражданската самоличност. Когато бъде договорен и активиран външен времеви печат, към доставчика се изпраща хеш на доказателствата. При активиран защитен архив копие от пакета с документи и доказателства се съхранява при отделен доставчик за предварително определен срок; договорът, държавата, приложимото основание и срокът трябва да бъдат уточнени преди активиране. Няма автоматично активирано външно архивиране.

За всеки нов подпис пазим приетата декларация и нейната версия, данни за подписващия, достъп чрез акаунт или линк за подписване, сървърно време, IP адрес, информация за браузъра, хешове на документа и отделно подписано PDF копие. Собственикът може да изтегли доказателствата, а другите подписали — доказателствата за подписаните от тях версии. Достъпът чрез акаунт или линк сам по себе си не е независима проверка на самоличността, а сървърното време не е квалифициран времеви печат. Премахването на документ с положен подпис го скрива само от списъка на съответния потребител, без да унищожава подписаните копия и доказателствата за другите страни. Физическото изтриване и заличаването на акаунт с подписани документи изискват отделна преценка на съхранението; този бутон не задава автоматичен срок за пазене. При изрично активиран защитен външен архив копието остава до края на договорения срок, независимо от локалното изтриване.

Декларации, договорни записи и резервни копия

При отказ обработваме име, имейл, идентификатор на договора, съдържание и време на декларацията за изпълнение на законовите ни задължения. При платена поръчка пазим копие и версия на приетата оферта, време и изрично искане за ранно изпълнение, ако е направено. Тези записи не се изтриват автоматично с профила, когато са необходими за законови задължения или правни претенции. Срокът се определя според приложимото основание, а не безсрочно. Криптираните резервни копия се ротират по 30-дневен оперативен цикъл; най-новото възстановимо копие се запазва при проблем с последващ backup. При възстановяване трябва да се приложат отново валидните заявки за изтриване. Достъпът до backup е ограничен до администратора.

Оператор

Услугата SignFida се предоставя от ЛИХТ ЕООД. ЕИК: 120562752. Адрес: ул. Петър Берон 14, 4700 Смолян, България.